BAHAGIAN PENTADBIRAN , KEWANGAN DAN STOR

 

FUNGSI UTAMA UNIT PENTADBIRAN

• Pengawalan tindakan tatatertib menurut peraturan-peraturan yang sedia ada.
  
• Bertanggungjawab dalam mengumpul dan mengemaskini rekod-rekod perkhidmatan dan penyata cuti.
• Bertanggungjawab dalam pengambilan pekerja bergaji hari, kenaikan pangkat, penetapan jawatan, pengurniaan bintang/pingat kebesaran dan lain-lain.
• Mengaturkan dan penghantaran pegawai dan kakitangan untuk menghadiri kursus-kursus dan seminar-seminar dalam atau luar jabatan untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan dan perjawatan.
• Mengemaskinikan rekod perkhidmatan GEMS pegawai dan kakitangan.

FUNGSI UTAMA UNIT KEWANGAN

• Menyediakan anggaran peruntukan tahunan Jabatan Daerah Brunei dan Muara setiap tahun.
• Menguruskan hal ehwal kewangan/pembayaran gaji kakitangan bergaji bulan dan gaji hari.
• Menguruskan pembayaran elaun-elau pegawai dan kakitangan Jabatan Daerah Brunei dan Muara termasuk bayaran bonus.
• Membuat dan menyediakan purchase order dan seterusnya membuatkan pembayaran kepada syarikat-syarikat, jabatan-jabatan dan orang perseorangan melalui system tafis.
• Menyediakan perkhidmatan pembayaran bagi sewa-sewa petak-petak bangku kedai, pasar dan gerai-gerai yang di bawah kawalan Jabatan Daerah Brunei dan Muara.
• Menerima kutipan hasil jabatan setiap hari waktu bekerja.
• Menyediakan serta memproses waran-waran seperti waran tambahan, waran pindah peruntukan, waran jabatan dan lain-lain.

FUNGSI UTAMA UNIT STOR

• Pembelian bagi tujuan stok jabatan & kegunaan serta merta dari bahagian-bahagian yang memerlukan melalui:
  - Pembelian terus kepada pembekal bagi perbelanjaan di bawah $2000.
  - Sebutharga bagi perbelanjaan yang lebih daripada $2000 sehingga $50 000.
  - Tawaran bagi perbelanjaan $50 000 ke atas.
• Menerima barang-barang dari pembekal mengikut ketetapan dalam PO sebutharga dan lain-lain.
• Memastikan dan memriksa kualiti barangan yang diterima mengikut spesifikasi serta mengikut kuantiti yang dipesan.
• Memasukkan data ke dalam rekod stor (kad stok, bin kad, folio, inventori, guna habis dan lain-lain).
• Melengkapkan dokumen bagi tujuan pembayaran.
• Memantau prestasi pembekal-pembekal.
• Memastikan stok disimpan dalam keadaan selamat, bersih, tersusun dan terkawal.
• Memastikan keselamatan dan kebersihan bangunan stor dan ruang penyimpanan sentiasa terkawal.
• Memastikan keadaan suhu udara dan ventilasi di ruang penyimpanan sesuai dan selesa bagi pekerja dan stok barangan yang di simpan.
• Melakukan pemeriksaan stok setiap 6 bulan.
• Mengeluarkan stok mengikut pesanan pemohon/bahagian yang memerlukan menggunakan boring SIV dan lain-lain.
• Menerima dari pembekal dan terus mengeluarkannya kepada pemohon.
• Merekod & memposting barang yang dikeluarkan ke dalam binkad & kad stok serta computer.
• Memantau keadaan stok bagi pemesanan semula mengikut keperluan dan baki yang ada.
• Menyenaraikan keterangan barang-barang yang hendak dihapuskan (nama, jenis, harga, kuantiti, tarikh membeli, inventori dan lain-lain.
• Menghadapkan ke unit pengurusan hartabenda, bahagian mekanikal, DME, JKR bagi mendapatkan laporan teknikal.